Un témoignage sur l’importance des plateformes pour la gestion des informations de projets dans l’optique de leur meilleure exploitation
L’Agence pour l’environnement est un organisme public non ministériel parrainé par le ministère britannique de l’Environnement, de l’Alimentation et des Affaires rurales (DEFRA). Responsable de la protection et de l’amélioration de l’environnement dans toute l’Angleterre, il emploie environ 10 600 personnes, organisées en quatre directions. Parmi ceux-ci, la gestion des risques d’inondation et côtiers (FCRM) traite environ la moitié des dépenses annuelles de l’Agence pour construire, entretenir et exploiter les défenses contre les inondations, entretenir les rivières et fournir des avertissements d’inondation efficaces aux citoyens et collectivités.
L’Agence de l’Environnement :
- opère à travers 14 zones locales ;
- dispose d’un programme de travaux d’équipements, aujourd’hui géré à travers six pôles régionaux appuyés par 15 consultants et entrepreneurs dans deux cadres collaboratifs.
- en 2021, dans l’ensemble de son portefeuille de gestion des risques d’inondation et côtiers, gérait généralement quelque 800 projets d’investissement parallèles ;
- dispose d’un important portefeuille d’actifs hérités dont certains présentent des aspects sensibles.
- exploite quelque 2 000 sites ;
- est responsable de 8 000 km de routes côtières et principales défenses fluviales; et
- gère plus de 22 000 structures.
Contexte
À l’instar de nombreuses organisations de propriétaires-exploitants dotées d’un vaste portefeuille prénumérique, l’Agence Environnementale avait toujours eu du mal à conserver les informations sur les actifs de ses anciens projets. Avant l’adoption des processus basés sur le BIM :
- 10 000 dossiers de projets et d’actifs reçus chaque mois n’ont pu être facilement vérifiés et assimilés dans les systèmes de gestion du FCRM ;
- les projets nouvellement achevés n’étaient parfois pas ajoutés aux registres d’actifs pendant 18 à 24 mois car il fallait du temps pour trouver les données requises et, dans certains cas, des enquêtes devaient être commandées pour recueillir les données ;
- les informations n’étaient pas toujours classées conformément aux normes convenues, pas contrôlées par version, et il y avait des incohérences concernant le stockage sécurisé et la provenance. En conséquence, les personnes de l’Agence pour l’environnement ont souvent dû prendre des décisions de projet ou opérationnelles sur la base d’informations incomplètes ou obsolètes.
L’Agence pour l’environnement a commencé à relever systématiquement certains de ces défis lorsque, en 2011, le gouvernement britannique a annoncé qu’il rendrait le BIM obligatoire pour les projets du secteur public achetés de manière centralisée à partir de 2016. Il visait également à soutenir l’approche de données ouvertes du DEFRA permettant le partage de données non sensibles au sein de l’Agence de l’environnement, de ses fournisseurs et d’autres organismes publics.
L’Agence pour l’environnement disposait d’une petite poignée de spécialistes de la gestion de l’information, à la fois employés directement et consultants. Ce groupe comprenait la responsable de la gestion des inondations et des risques côtiers, Karen Alford, et les consultants Graeme Tappenden et Alan Proctor.
Avec quelques-uns des plus de 400 chefs de projet de l’Agence pour l’environnement et des spécialistes des partenaires cadres de l’Agence, ils ont formé un groupe de travail BIM (maintenant numérique) de l’Agence pour l’environnement composé de 20 à 25 personnes afin de développer une plateforme nouvelle génération de gestion des données.
En avril 2016, l’Agence pour l’environnement a pu ainsi partager documents, dessins et modèles numériques conservés dans des dossiers.
Il s’agissait de documents :
- créés lors de la conception et de la construction de nouveaux actifs ;
- gérés au sein d’une plateforme de gestion des informations de projet (un « environnement de données commun », CDE, tel que défini dans PAS 1192-2:2013) ; et
- remis au client propriétaire exploitant à la fin du projet
Découvrez l’intégralité de ce témoignage ainsi que l’architecture et l’organisation de cette plateforme et des équipes impliquées en cliquant ici.
Voici les leçons que l’Agence de l’Environnement a apprises à ce jour :
Groupe de travail : créez un groupe de travail avec des membres à l’échelle de l’entreprise (couvrant les opérations et les travaux d’immobilisation) et une feuille de route afin de spécifier, gérer et évaluer les projets numériques et faire en sorte que les développements réussis fonctionnent comme d’habitude.
Collaborer : Collaborez avec des organisations clientes partageant les mêmes idées et confrontées à des défis et contraintes similaires.
Pertinence des informations : reliez la valeur des informations standardisées à l’objectif et aux fonctions de l’organisation pour obtenir une adhésion stratégique et un soutien à l’investissement.
Partager : partagez publiquement des idées afin que les partenaires et les fournisseurs puissent comprendre et contribuer aux activités de co-développement.
Penser à long terme : Pensez à long terme : adoptez une approche par étapes qui priorise puis s’attaque aux besoins, aux systèmes et aux processus d’information clés dans une séquence logique.
Première étape : Tenez compte du coût et du calendrier de toute technologie nouvelle ou de remplacement au sein de l’organisation, en laissant du temps pour la mise en œuvre et la formation.
Deuxième étape : Si possible, planifiez les développements du système clé afin qu’ils ne soient pas interrompus ou retardés par des processus de réapprovisionnement majeurs affectant les principaux partenaires de la chaîne d’approvisionnement.
« Avec l’Agence de l’Environnement qui gère actuellement environ 800 projets d’investissement à la fois, l’automatisation de la réception des informations sur les projets est essentielle pour un partage d’informations rapide, précis, efficace et approprié à l’avenir. » Karen Alford, Agence de l’environnement
Évoluer : Intégrez une conformité continue aux exigences en constante évolution de la gestion de l’information dans les stratégies d’approvisionnement.
Evangélistes : Recrutez des évangélistes de la gestion de l’information dans l’ensemble de l’organisation et des partenaires du cadre – il ne s’agit pas seulement de technologies, mais aussi de personnes et de processus.
Rythme : Maintenez un rythme durable de gestion du changement.
Aligner : Assurez-vous que les nouveaux systèmes et technologies informatiques s’alignent.
Interopérabilité : développez des normes de données pour assurer l’interopérabilité au sein de l’entreprise.